Ahlsell har ca 8 000 medarbetare och verksamhet i sex länder. För HR-direktör Kim Swing är ett tryggt visselblåsarsystem ett viktigt verktyg för att fånga upp risker och missnöje – innan de blir allvarliga problem. 2Secures expert Andrea Ekström ser hur rätt utformade system stärker både etik och riskarbete på arbetsplatser.
Ahlsell: ”Medarbetarna ska känna sig trygga när de larmar”
Med tusentals anställda och över 300 butiker är det självklart att det ibland uppstår frågor, missnöje eller oklarheter i organisationen. För sådana situationer har Ahlsell sedan flera år ett visselblåsarsystem på plats.
– Jag får in ett ärende via visselblåsarkanalen ungefär varannan månad, berättar Kim Swing, HR-direktör i Sverige.
De flesta ärenden handlar om arbetsmiljö eller personalsituationer. Ofta är de inte ”kvalificerade larm” enligt visselblåsarlagen, men tas ändå på största allvar och styrs om till andra processer i organisationen.
– Det viktiga är att den som rapporterar känner att vi lyssnar och återkopplar. Visselblåsningen är ett komplement till våra dialoger, arbetsmiljöarbete och medarbetarundersökningar – en extra ventil när någon inte vet vart den annars ska vända sig, säger Kim Swing.
Extern partner och strikt sekretess
Ahlsell använder en extern leverantör, 2Secure, som första mottagare av alla ärenden. Ingen i organisationen ser anmälan förrän den bedömts där.
– Ärendet går in i 2Secures system där anonymiteten säkras. Först när de ringt upp mig och beskrivit ärendet i övergripande ordalag kan jag ta ställning till hur det ska hanteras vidare. Vid behov involverar jag vår chefsjurist, men det är en mycket liten krets som känner till detaljerna, säger Kim Swing.
Den som larmar kan vara helt anonym – eller välja att berätta vem hen är för att kunna föra dialog.
– Många vill faktiskt vara öppna, och då blir det ofta lättare att reda ut situationen. Samtidigt är det viktigt att systemet fungerar även för den som vill vara anonym, säger hon.
Hellre ett larm för mycket än ett för lite
En del anmälningar handlar om psykosocial arbetsmiljö som upplevelser av orimliga krav, orättvis behandling eller bristande förståelse från chefer.
– Vi ser visselblåsningen som ett verktyg för att ta tempen på organisationen. Det kommer alltid finnas en risk för missbruk – att någon ”sätter dit” en kollega eller har orealistiska förväntningar på snabba åtgärder. Men alternativet, att problem aldrig kommer upp till ytan, är värre. Jag tar alla ärenden på största allvar och försöker förstå upplevelsen bakom, säger Kim Swing.
Ahlsells system finns beskrivet både på intranätet och den externa webbplatsen. På koncernnivå finns dessutom en visselblåsarkommitté.
Experten: ”Ett bra visselblåsarsystem visar att den etiska kompassen pekar rätt”
2Secure är ett av de företag som erbjuder visselblåsartjänster. Andrea Ekström, tjänsteansvarig för visselblåsarsystem och tidigare brottsutredare vid Polisen, ser ett tydligt mönster:
– När ett system är väl känt, säkert och oberoende ökar både antalet kvalificerade larm och sådana ärenden som rör arbetsmiljö och andra risker. Det är ett tecken på öppenhet och på att den etiska kompassen pekar åt rätt håll, säger hon.
Vad säger lagen?
Visselblåsarlagen – ”Lag om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden” – gäller alla arbetsgivare med 50 eller fler anställda. Arbetsgivaren måste ha interna rapporteringskanaler, och skyddet omfattar inte bara anställda utan även till exempel arbetssökande, praktikanter, konsulter och aktieägare.
Lagen fokuserar på allvarliga missförhållanden där det finns ett tydligt allmänintresse, som korruption, penningtvätt och allvarliga miljörisker. Mindre allvarliga arbetsmiljöproblem kan hanteras i andra processer – men kan fortfarande med fördel fångas upp via visselblåsarkanalen.
Därför är anonymitet och oberoende så viktigt
För att kanalen ska fungera behöver några grundförutsättningar vara på plats, menar Andrea Ekström:
- Möjlighet att vara anonym – även om det inte är ett formellt lagkrav.
- Extern handläggning för att undvika jäv och öka förtroendet.
- Oberoende funktion hos arbetsgivaren som kan ta emot och utreda ärenden med hög sekretess, exempelvis en särskild visselblåsarkommitté.
– Visselblåsaren måste kunna lita på att anonymiteten håller och att kommunikationen är krypterad. Systemet får aldrig kännas som en ”intern brevlåda” där vem som helst kan se vem som sagt vad, säger hon.
IT-säkerhet och information är avgörande
Andrea Ekström betonar vikten av robusta tekniska lösningar:
- Krypterad kommunikation genom hela processen
- Inloggning med flerfaktorautentisering
- Automatisk borttagning av metadata i bifogade filer
Minst lika viktigt är att prata om att kanalen finns.
– Information på hemsidan, intranätet och i introduktioner gör stor skillnad. Om ingen känner till systemet kommer det inte heller in några larm, säger hon.
Checklista: 7 krav på ett tryggt visselblåsarsystem
Avslutningsvis sammanfattar Andrea Ekström vad hon anser kännetecknar ett modernt och tryggt visselblåsarsystem – där Ahlsell är ett exempel:
- Total anonymitet ska vara möjlig genom hela processen.
- Extern handläggning ger oberoende och minskar risken för jäv.
- Visselblåsarkommitté med tydligt mandat att utreda och vidta åtgärder.
- Hög IT-säkerhet med krypterat system och säkra inloggningar.
- Tydlig kommunikation om att visselblåsarsystemet finns – internt och externt.
- Klart definierade policys och rutiner för hur ärenden tas emot, bedöms och följs upp.
- Utred hellre en gång för mycket än en gång för lite – varje larm är en chans att upptäcka risker.
– Ett genomtänkt visselblåsarsystem minskar risken för allvarliga skandaler, men kanske ännu viktigare: det skapar en kultur där det är naturligt att säga ifrån när något inte står rätt till, säger Andrea Ekström.
Med vårt stöd blir hot- och riskbedömningar mer än teori – de blir konkreta åtgärder som skyddar verksamheten och skapar trygghet på arbetsplatsen.
Vill du veta mer om vårt visselblåsarsystem?
