Bakgrundskontroller har blivit en allt viktigare del av en trygg och kvalitetssäkrad rekryteringsprocess. Samtidigt finns det både invändningar och förutfattade meningar kring vad en bakgrundskontroll innebär och hur informationen bör användas.
Hur hittar man rätt balans mellan verksamhetens behov, kandidatens integritet och en rättvis bedömning? Niclass Björk Hedefalk, säkerhetsrådgivare på 2Secure reder ut några av de vanligaste frågorna.
Vilka är de vanligaste invändningarna mot bakgrundskontroller vid rekrytering?
– En vanlig invändning är att bakgrundskontroller kan upplevas som integritetskränkande. Det är en viktig aspekt att ta på allvar. En professionellt genomförd bakgrundskontroll handlar inte om att samla in så mycket information som möjligt, utan om att kontrollera den information som är relevant för den aktuella rollen och de risker som är förknippade med den.
Finns det förutfattade meningar kring personer som får en anmärkning i en bakgrundskontroll?
– Absolut. En vanlig föreställning är att en anmärkning automatiskt innebär att kandidaten är olämplig. Så enkelt är det sällan. Informationen behöver bedömas utifrån sitt sammanhang. Vad har inträffat? Hur länge sedan var det? Och framför allt vilken relevans har informationen för den aktuella tjänsten?
Syftet bör vara att skapa ett bättre beslutsunderlag, inte att automatiskt sortera bort kandidater.
Ibland hör man argumentet: ”Har man inget att dölja behöver man inte vara orolig.” Vad tänker du om det?
– Det är ett förenklat sätt att se på integritet. Information kan vara korrekt men ändå sakna relevans för en anställning. Därför är transparens en viktig del av processen. Kandidaten bör förstå varför kontrollen genomförs, vad som kontrolleras och hur informationen kommer att användas.
Men om informationen redan är offentlig, är det inte rimligt att arbetsgivaren använder den?
– Bara för att informationen är tillgänglig betyder det inte automatiskt att den är relevant. Det är en viktig skillnad. Arbetsgivaren behöver kunna motivera varför en viss uppgift behövs för att bedöma kandidaten i relation till rollen. En strukturerad bakgrundskontroll skiljer sig därför väsentligt från att på egen hand söka efter så mycket information som möjligt om en kandidat.
Ger en bakgrundskontroll en objektiv bild av kandidaten?
– Den kan bidra med verifierad och strukturerad information, men bedömningen behöver fortfarande göras av människor. Därför behövs tydliga kriterier för hur informationen ska värderas. Utan en etablerad process finns en risk att samma typ av uppgift bedöms olika beroende på kandidat eller rekryterare.
Finns det en risk för diskriminering?
– Risken uppstår framför allt om information samlas in eller bedöms utan tydliga och konsekventa kriterier. Organisationen bör därför redan innan kontrollen genomförs ha bestämt vad som är relevant för rollen och hur olika typer av information ska hanteras. Det bidrar till en mer enhetlig och rättvis process.
Kan bakgrundskontroller skapa misstro mellan arbetsgivaren och kandidaten?
– Det beror mycket på hur processen genomförs och kommuniceras såklart. Om kontrollen uppfattas som godtycklig eller onödigt omfattande kan den skapa frågor. Om arbetsgivaren däremot är transparent med varför kontrollen görs och tydligt kopplar den till tjänstens ansvar och riskbild blir den lättare att förstå.
Bakgrundskontrollen kan då ses som en naturlig del av en professionell rekryteringsprocess.
Betyder en mer omfattande bakgrundskontroll automatiskt en säkrare rekrytering?
– Nej. Mer information innebär inte nödvändigtvis ett bättre beslutsunderlag. Utgångspunkten bör vara proportionalitet. Olika roller innebär olika typer och nivåer av risk och därför bör även kontrollens omfattning variera.
En person med stort ekonomiskt ansvar kan exempelvis behöva kontrolleras utifrån andra kriterier än en medarbetare som varken hanterar ekonomiska tillgångar, känslig information eller kritiska system.
Hur bör HR och rekryteringsansvariga tänka när de utformar sin process?
– Börja med en befattningsanalys där ni tittar på rollen och riskerna, inte med vilken information som går att hitta. Vilket ansvar får personen? Vilka tillgångar, system eller uppgifter får personen tillgång till? Vilka konsekvenser kan en felrekrytering få?
Utifrån den analysen går det att avgöra vilken nivå av bakgrundskontroll som är relevant och proportionerlig.
Vad är då den viktigaste principen för en organisation som arbetar med bakgrundskontroller?
– Rätt kontroll för rätt roll. En väl genomförd bakgrundskontroll handlar inte om att hitta fel hos människor. Den handlar om att verifiera relevant information, identifiera risker och skapa ett bättre beslutsunderlag. Beffattningsanalysen fungerar som bra grund för objektiva beslut.
När processen är transparent, konsekvent och anpassad efter tjänstens riskbild kan bakgrundskontrollen bidra till både tryggare rekryteringar och mer välgrundade beslut.
Har du frågor om bakgrundskontroller? Kontakta oss
