Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, har fattat beslut som ger oss möjlighet att behandla personuppgifter om lagöverträdelser. Som första företag inom säkerhetsbranschen har vi beviljats tillstånd av myndigheten att i bakgrundskontroller få behandla personuppgifter om lagöverträdelser. Det stärker vår roll som det ledande säkerhetsföretaget i landet.
Vi har de senaste åren arbetat och verkat för att stärka kandidaters integritet och rätt till insyn i behandlingen av deras personuppgifter. Beslutet innebär också en trygghet för bolaget att metoderna för hantering godkänns av myndigheten.
̶ Vi är mycket stolta och glada över att Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, har fattat beslut som ger oss på 2Secure möjlighet att behandla brottsuppgifter. Vi har som första företag inom säkerhetsbranschen beviljats tillstånd av myndigheten att i bakgrundskontroller få behandla personuppgifter om lagöverträdelser. Det här stärker definitivt vår position som marknadsledande säkerhetsföretag att kunna hjälpa våra kunder med relevanta bakgrundskontroller, säger Elisabeth Tallström, affärsområdeschef för Human Risk Management.
Med IMY:s beslut tar vi ytterligare steg för att skapa en verksamhet som främjar kandidatens integritet och kunders korrekthet. Vägen fram till myndighetsbeslutet går via två års arbete tillsammans med vårt ombud Setterwalls Advokatbyrå.
Läs hela beslutet på IMY:s webbplats (PDF)
Nedan följer några frågor och svar kring beslutet:
Vad har hänt?
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) har tagit beslut som ger 2Secure tillstånd att behandla brottsuppgifter. Beslutet är det första i sitt slag och är ett stort steg framåt för 2Secure, för branschen och för arbetssökandes rätt till integritet.
Vad innebär beslutet för 2Secure?
2Secure är mycket nöjda med att IMY har gett oss tillstånd. Vi har de senaste åren arbetat och verkat för att stärka kandidaternas integritet och rätt till insyn i behandlingen av sina personuppgifter. Med beslutet försvinner den nuvarande gråzon som behandlingen av brottsuppgifter innebär där många av branschens aktörer har haft svårt för att erbjuda sina kunder en leverans som i alla delar är helt förenlig med GDPR. Som enda leverantör av bakgrundskontroller kan nu 2Secure göra detta.
Vad innebär beslutet för branschen?
Vi har de senaste åren bevittnat en utveckling där flera företag ansöker om utgivningsbevis och bygger upp stora databaser med information om enskilda individer. Även om 2Secure innan vår ansökan till IMY övervägde denna lösning så avfärdade vi snabbt den tanken efter att ha konstaterat att informationen i en sådan databas skulle utgöra ett stort intrång i mängder av enskilda individers integritet. Vi är inte ensamma om detta. Vi ser nu nämligen att IMY har tagit steg för att begränsa innehållet i dessa databaser och det finns en stor politisk enighet i att många av dessa rättsdatabaser ska förbjudas helt. Det nu aktuella beslutet bör ses i detta sammanhang. IMY pekar nu ut den väg som gäller framåt och som en hel bransch har att anpassa sig till.
Vi använder oss av rättsdatabaser, hur påverkar beslutet oss?
Rättsdatabaserna är i sig lagliga, även om det nyligen kom ett beslut från IMY att dess innehåll skall begränsas. Våra politiker vill förbjuda i sin helhet. Oaktat detta så är användningen av databaserna i de flesta fall olaglig. Bara att ta del av och läsa brottsuppgifter rörande arbetssökande via en rättsdatabas är nämligen förbjudet för de flesta arbetsgivare enligt GDPR.
Detta faktum nämner företagen som äger rättsdatabaserna sällan. De fokuserar helt på sin egen verksamhet och ignorerar det faktum att de erbjuder en tjänst som gör att deras kunder bryter mot GDPR. Brott mot GDPR kan föranleda sanktionsavgifter.
Vad innebär beslutet för kandidaten?
Beslutet innebär ett stärkt skydd för kandidaterna. Beslutet innehåller ett flertal villkor som reglerar vilka uppgifter som får behandlas, när de får behandlas och hur de ska behandlas. Tillsammans med ett stort antal tekniska säkerhetsåtgärder som 2Secure vidtar så ska arbetssökande kunna känna sig trygga i att deras personuppgifter bara behandlas när starka skäl föreligger.
Vilka uppgifter får behandlas?
Villkoren som reglerar detta är många, men kan i korthet beskrivas att stor hänsyn ska tas till vilken tjänst en kandidat söker. Allt beroende på vilket ansvar och vilka arbetsuppgifter den inrymmer så får olika kategorier av brott kontrolleras.
För att nämna ett par exempel kan vi kontrollera om en blivande ekonomichef har gjort sig skyldig till ekonomisk brottslighet eller om en lärare har gjort sig skyldig till övergrepp mot barn.
Bygger ni upp ett eget belastningsregister nu?
Nej. Uppgifterna raderas så fort de inte längre behövs för bedömningen av den arbetssökandes lämplighet. I vilket fall sparas uppgifterna aldrig längre än 70 dagar.
Måste kandidaterna samtycka till behandlingen?
Beslutet säger att så inte behöver ske. Tvärtom säger IMY att ett samtycke som ges av en arbetssökande aldrig kan vara helt frivilligt då man riskerar att förlora möjligheten att få jobbet. Istället sker en intresseavvägning och endast för tjänsten relevanta uppgifter får kontrolleras.
För 2Secure innebär detta ingen förändring då vi redan tidigare har jobbat med intresseavvägning men för branschen i stort är detta omvälvande.
I dag har flertalet bolag som arbetar med bakgrundskontroller samtycke som laglig grund och beslutet innebär att de behöver se över sina processer.
Hur ska vi som företag och myndighet göra om vi vill anlita ett företag för att utföra bakgrundskontroller på våra arbetssökande?
Utöver rent affärsmässiga grunder så är det viktigt att ni ser till att bakgrundskontrollföretaget följer gällande lagstiftning. I det ingår att kandidatens integritet och rätt till insyn ska värnas. Det innebär också att den lagliga grunden ska vara intresseavvägning, inte samtycke. Företaget ni anlitar för bakgrundskontroller måste ha en tydlig process för att väga kandidaternas rätt till sin personliga integritet mot ditt företags intressen av bakgrundskontrollens utförande och innehåll.
Vill ni kontrollera brott och verka för en lösning med en leverantör som håller över tid så finns det i dag bara en aktör, 2Secure.
Har du ytterligare frågor kring beslutet kontakta Elisabeth Tallström eller Oskar Olsson.
