Ibland inträffar sådant som inte ska behöva ske. Det oförberedda skapar en osäker och olustig känsla som följs av en tanke att ta tag i det som hänt. Det sker när någon från en arbetsplats brutit mot den gemensamma värdegrunden, gått förbi gränsen för vad som var bestämt eller tillåtet. Inte sällan vill många blunda för problematiken eftersom situationen kan upplevas som jobbig och tar en massa energi. Situationen kan komma att skava.
Oegentligheter på arbetsplatser måste alltid hanteras skyndsamt, redan direkt när de uppmärksammas. Detta är inte bara viktigt för företagets ekonomi utan kanske framför allt viktigt för organisationens arbetsmiljö och medarbetarnas tilltro till personerna i de ledande befattningarna. Varför skall reglerna finnas om de ändå inte följs? Varför får vissa bete sig illa? Ledarskapet är då viktigt; att våga ta tag i det som är fel.
Idag blir det vanligare att organisationer startar en internutredning för att förstå vad som inträffat, kunna utveckla sin organisation och för att säkerställa att överträdelsen inte skall kunna ske igen. Det är precis det fokus en utredning ska ha. Hur kan vi bli bättre? Det är klart det kan kännas viktigt att hitta den skyldige eller återfå det som försvunnit, men den långsiktiga frågeställningen är viktigare.
För att förbereda en organisation för att enkelt kunna starta en internutredning bör vissa delar finnas på plats. När händelsen inträffat är det många gånger för sent att skriva om policys och ta fram handlingsplaner. Det är då de skall vara färdiga för att aktiveras.
Tre råd för att underlätta en internutredning
- Organisationens ledarskap ska vara enig om att oegentligheter ska utredas. Tala igenom detta innan det sker. Finns det några gränser för när en utredning ska göras? Detta gör att frågan blir mindre obekväm att ta tag i och ni kan ge varandra stöd inför beslutet.
- Säkerställ att organisationens policys och direktiv betonar att IT-utrustning, mejl, telefoner med mera ägs av och tillhör organisationen. Det gör att det är ni som bestämmer om en anställd skall lämna ifrån sig dator och mobiltelefon och att ni ges tillträde till dess innehåll. Och ja, ni får göra så mot personalen. Det kränker inte någon integritet. Det är er utrustning och ert innehåll.
- Skapa en kommunikationsplan för intern och extern kommunikation om en utredning måste startas. Detta för att lugna organisationen internt och att motverka dålig publicitet. Glöm inte att vissa interna händelser kan skapa stort medialt intresse.
Det är när organisationen är förberedd som händelsen inte behöver bli en skandal. Om det är organisationen själv som vill utreda det inträffade så finns det sällan något medialt intresse och således inte leder till en skandal. Då är det snarare att organisationen ses som en hjälte.
2Secure genomför närmare hundra internutredningar varje år åt såväl stora som små organisationer. Vi har lång erfarenhet av vad som krävs i en utredning och hur våra kunders policys och direktiv bör vara utformade för att inte hindra viljan till att utreda.
